Inleiding
In het kader van de wet Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) informeren wij u over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, welke gegevens wij bewaren, wat wij doen met deze gegevens en hoe wij de gegevens bewaren en wie er toegang heeft tot deze gegevens. In dit privacy document maken wij onderscheid tussen de administratieve gegevens en de inhoudelijke gegevens.
Begripsbepaling:
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht per 25 mei 2018
Administratieve gegevens: Naam, Adres, Woonplaats, telefoonnummer, e-mail adres, factuuradres, data en tijdstippen van gesprekken, offertes en facturen
Inhoudelijke gegevens: aantekeningen met betrekking tot de coaching of de therapie, inclusief door u ter beschikking gesteld materiaal
Wij: Marcel de Groen Consultancy – Marcel de Groen
Welke gegevens hebben wij van u en hoe komen we daaraan
Wat bewaren wij aan gegevens
Wij bewaren administratieve gegevens, te weten:
Wij bewaren inhoudelijke gegevens, te weten:
Hoe bewaren wij uw gegevens
De administratieve gegevens worden digitaal bewaard op een Cloud-server. Wij maken gebruik van Dropbox en I-Cloud als cloudservers voor het bewaren van de gegevens. Dropbox gebruiken wij voor het bewaren van de facturen. I-Cloud gebruiken wij voor het bewaren van de NAW-gegevens en de data en tijdstippenvan onze gesprekken.
Het verzenden van de gegevens naar de Cloud-servers toe, het bewaren op de Cloudserversen het terughalen van de gegevens van de Cloudservers naar onze computers vindt encrypted plaats bij beide cloudservers volgens de veiligheidsstandaarden die daarvoor gelden.
De computers waarmee wordt gewerkt zijn beveiligd met een sterk wachtwoord. Alle gebruikte programma’s zijn met sterke wachtwoorden beveiligd. De wachtwoorden worden bewaard in het programma 1password. Dit programma is toegankelijk met een wachtwoord dat uitsluitend bij ons bekend is en nergens staat genoteerd.
Tijdens het eerste gesprek na aanvaarding van de offerte wordt u om toestemming gevraagd om de gegevens op bovengenoemde plekken op te slaan. Dit doen wij schriftelijk en ik verzoek u hiervoor uw handtekening te plaatsen.
Inhoudelijke gegevens worden op twee manieren bewaard: op papier in een hangmap in een afgesloten map en in een unieke map in Dropbox opgeslagen, met een unieke aan u gekoppelde naam.
Wat doen wij met deze gegevens
De Administratieve gegevens worden gebruikt om:
De inhoudelijke gegevens worden gebruikt om:
Daarnaast willen wij graag uw contactgegevens bewaren om u op de hoogte te houden van onze activiteiten. Wij vragen u daar expliciet toestemming voor via een toestemmingsformulier. Als u toestemming geeft voeren wij uw e-mailgegevens in ons nieuwsbrief programma in. U kunt ten alle tijden uw interesse veranderen of uw gegevens uit dit bestand verwijderen. Dat kan via het digitale nieuwsbrief programma dat wij daarvoor gebruiken of door een mail te sturen aan ons.
Ten slotte nodigen we u graag uit om na afloop van onze werkzaamheden een connectie aan te gaan via LinkedIn en Facebook. Alleen na uw uitdrukkelijke toestemming (via formulier) nodigen wij u uit om lid te worden van ons netwerk op LinkedIn en Facebook. U kunt op ieder moment de connectie verbreken.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens
Er is een wettelijke plicht vanuit de belastingdienst om een aantal administratieve gegevens zoals de facturen gedurende 7 jaar te bewaren.
Wij bewaren 7 jaar:
De inhoudelijke gegevens van coaching-sessies blijven 1 jaar bewaard, zodat de geschiedenis van onze werkzaamheden bij een eventueel vervolg binnen een jaar door mij opgehaald kan worden.
Wie heeft er toegang tot de gegevens
Binnen Marcel de Groen Consultancy ben ik de enige die toegang heeft tot de papieren en digitale gegevens.
De papieren gegevens worden binnen 1 jaar na afronding van onze werkzaamheden vernietigd. Tot die tijd worden deze in een afgesloten ordnerkast op mijn kantoor bewaard. Het kantoor is beveiligd met een alarm en de kantoren worden afgesloten als er niemand aanwezig is. Als mijn kantoor door een collega wordt gebruikt dan heeft hij geen toegangt ot mijn computer of ordnerkast.
De digitale bestanden staan beveiligd met een sterk wachtwoord op mijn twee computers (IMac en Macbook Pro) en zijn ook via mijn beveiligde IPhone bereikbaar.
Ik heb voor al mijn gegevens een dubbele beveiliging. Dropbox of I-Cloud is alleen op een andere computer te openen als ik een verificatie code, die ik binnen krijg op mijn telefoon of mijn pc, invoer. In geval van verlies en/of diefstal zijn de computers en de iPhone op afstand te formatteren.
Website
Marcel de Groen Consultancy maakt gebruik van Google Analytics om te kunnen zien hoe vaak de website www.marceldegroen.nl bezocht wordt en hoe lang deze website gemiddeld bezocht wordt. Het delen van informatie is uitgezet. Om Google Analytics te gebruiken heb ik een verwerkingsovereenkomst afgesloten met Google. Deze overeenkomst is conform de richtlijnen van het College Bescherming Persoonsgegevens.
Tot slot
Wij zijn ons bewust van het belang van uw privacy. De kwaliteit van ons werk, de vertrouwelijkheid waarin ik met u wil werken en de garanties die ik u bied dat niets van de inhoud van ons werk voor andere oren en ogen beschikbaar mag zijn neem ik daarom uiterst serieus. Mocht u tips of aanwijzingen hebben ter verbetering of mocht u niet wensen dat ik enige gegevens van u opsla, laat het me gerust weten, ik verwijder direct alle gegevens; zowel de administratieve als inhoudelijke gegevens, voor zover dat wettelijk is toegestaan.